Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

1.1 Anbieter

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen:

KI-Prozessnavigator, Inh. Dominik Buchele
Breslauer Str. 11,
86690 Mertingen
Deutschland
E-Mail: kontakt@ki-prozessnavigator.de

(nachfolgend „Auftragnehmer" oder „wir" genannt)

1.2 Geltungsbereich

Diese AGB gelten für alle unsere Geschäftsbeziehungen mit unseren Kunden (nachfolgend „Auftraggeber" oder „Kunde" genannt). Die AGB gelten ausschließlich; entgegenstehende oder von unseren AGB abweichende Bedingungen des Auftraggebers erkennen wir nicht an, es sei denn, wir hätten ausdrücklich schriftlich ihrer Geltung zugestimmt.

1.3 B2B und B2C

Diese AGB gelten ausschließlich für Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB werden nicht geschlossen.

§ 2 Leistungsumfang

2.1 Dienstleistungen

Der Auftragnehmer bietet folgende Dienstleistungen an:

• IT-Beratung und Prozessanalyse
• Kostenloses Erstgespräch
• Entwicklung und Implementierung von Automatisierungslösungen
• Implementierung von KI-gestützten Lösungen
• Integration von Prozessautomatisierungen (z.B. mit n8n)
• Schulungen und Einweisungen
• Support und Wartung
• Individuelle Softwareentwicklung (nach Vereinbarung)

2.2 Vertragsgegenstand

Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen individuellen Angebot bzw. der Auftragsbestätigung. Bei Projekten zur Softwareentwicklung oder Prozessautomatisierung wird der Vertragsgegenstand in einem separaten Pflichtenheft oder Statement of Work (SOW) detailliert beschrieben.

2.3 Mitwirkungspflichten

Der Auftraggeber verpflichtet sich, die für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Zugänge und Ressourcen rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Verzögerungen, die durch mangelnde Mitwirkung des Auftraggebers entstehen, gehen nicht zu Lasten des Auftragnehmers und können zu Terminverschiebungen und Mehrkosten führen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, vor Produktivschaltung einer Automatisierung eine angemessene Testphase durchzuführen und die Ergebnisse schriftlich freizugeben. Die Dauer der Testphase wird projektbezogen im jeweiligen Angebot festgelegt.

2.4 Einsatz von KI-Systemen

Sofern wir KI-gestützte Lösungen einsetzen, dienen diese der Unterstützung bei der Verarbeitung von Informationen und der Automatisierung von Abläufen. KI-Ausgaben können unvollständig, fehlerhaft oder unzutreffend sein; eine bestimmte Qualität oder ein bestimmtes Ergebnis wird nur geschuldet, wenn dies ausdrücklich vereinbart ist.

§ 3 Vertragsschluss

3.1 Angebot und Annahme

Unsere Angebote sind freibleibend und unverbindlich, sofern nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet. Der Vertrag kommt durch unsere schriftliche Auftragsbestätigung oder durch Beginn der Leistungserbringung zustande.

3.2 Änderungen des Leistungsumfangs

Änderungen oder Ergänzungen des vereinbarten Leistungsumfangs bedürfen der Schriftform (auch per E-Mail). Der Auftraggeber kann Änderungen verlangen, wenn sie zur Erreichung des Vertragszwecks erforderlich sind. Für darüber hinausgehende Änderungen (Moving Target) wird ein angepasstes Angebot erstellt.

§ 4 Preise und Zahlungsbedingungen

4.1 Preisgestaltung

Die Preise ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot. Es gelten folgende Preismodelle:

• Stundensätze: Für Beratung, Entwicklung und Implementierung
• Festpreise: Für definierte Projekte oder laufende Support-Verträge
• Monatliche Pauschalen: Für Wartung, Support und laufende Betreuung

4.2 Umsatzsteuer

Die Rechnungsstellung erfolgt gemäß den jeweils geltenden steuerrechtlichen Vorschriften. Sofern keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, erfolgt dies unter Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG. Änderungen des Umsatzsteuerstatus werden dem Auftraggeber rechtzeitig mitgeteilt.

4.3 Preisanpassungen

Bei Änderungen des Leistungsumfangs, die den ursprünglich vereinbarten Aufwand um mehr als 10 % übersteigen, oder bei Verzögerungen, die durch den Auftraggeber verursacht werden, wird ein angepasstes Angebot erstellt. Der Auftraggeber kann das angepasste Angebot annehmen oder den Mehraufwand ablehnen, wobei der ursprüngliche Leistungsumfang dann unverändert gilt. Bei laufenden Verträgen können Preise mit einer Ankündigungsfrist von 2 Monaten zum Monatsersten angepasst werden.

4.4 Zahlungsbedingungen

• Einmalige Projekte: Nach Abnahme oder in vereinbarten Teilzahlungen
• Laufende Verträge: Monatlich im Voraus, fällig zum 1. des Monats
• Zahlungsziel: 14 Tage nach Rechnungsdatum
• Verzug: Bei Zahlungsverzug werden gesetzliche Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) berechnet

4.5 Drittanbieter-Kosten

Kosten für Drittanbieter-Software, Cloud-Services (z.B. n8n, DSGVO-konforme Server, API-Token) werden gesondert berechnet und dem Auftraggeber in Rechnung gestellt oder direkt vom Auftraggeber bezahlt.

4.6 Zurückbehaltungsrecht

Bei Zahlungsverzug des Auftraggebers von mehr als 14 Tagen ist der Auftragnehmer berechtigt, seine Leistungen zurückzuhalten und laufende Arbeiten einzustellen, bis die ausstehenden Zahlungen vollständig beglichen sind. Hieraus entstehende Verzögerungen gehen zu Lasten des Auftraggebers und begründen keine Schadensersatzansprüche gegen den Auftragnehmer.

§ 5 Vertragslaufzeit und Kündigung

5.1 Einmalige Projekte

Verträge über einmalige Projekte (z.B. Beratung, Implementierung) enden mit vollständiger Leistungserbringung und Abnahme.

5.2 Laufende Verträge

Für laufende Betreuungs-, Support- und Wartungsverträge gilt:

• Mindestlaufzeit: 3 Monate ab Vertragsbeginn
• Verlängerung: Automatische Verlängerung um jeweils 1 Monat, wenn nicht gekündigt wird
• Kündigungsfrist: 1 Monat zum Monatsende
• Form: Kündigung in Textform (E-Mail ausreichend)

5.3 Außerordentliche Kündigung

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei:

• Zahlungsverzug von mehr als 2 Monaten
• Schwerwiegenden Verstößen gegen diese AGB
• Insolvenz einer Vertragspartei

§ 6 Abnahme und Gewährleistung

6.1 Abnahme

Nach Fertigstellung der vereinbarten Leistung (insbesondere bei Software-Entwicklung) ist eine Abnahme durch den Auftraggeber erforderlich. Die Abnahme erfolgt schriftlich oder durch konkludentes Handeln (z.B. produktiver Einsatz). Kleinere Mängel, die die Funktionsfähigkeit nicht wesentlich beeinträchtigen, berechtigen nicht zur Verweigerung der Abnahme.

6.2 Mängelansprüche und Rügepflicht

Der Auftraggeber ist verpflichtet, erkennbare Mängel unverzüglich, spätestens innerhalb von 7 Werktagen nach Abnahme oder Leistungserbringung, schriftlich zu rügen. Versteckte Mängel sind unverzüglich nach Entdeckung zu rügen. Bei nicht rechtzeitiger Rüge gilt die Leistung als genehmigt.

6.3 Gewährleistung

Für Werkleistungen (abgeschlossene Projekte, fertige Workflows) beträgt die Gewährleistungsfrist 12 Monate ab Abnahme. Für Dienstleistungen (Beratung, laufender Support, Schulungen) gelten die gesetzlichen Regelungen. Änderungen oder Eingriffe des Auftraggebers an übergebenen Workflows nach Abnahme schließen die Gewährleistung für die geänderten Bestandteile aus.

6.4 Ausschluss der Gewährleistung

Die Gewährleistung entfällt bei:

• Unsachgemäßer Nutzung oder Änderung durch den Auftraggeber oder Dritte
• Nicht autorisierter Nutzung oder Zugriff
• Mängeln, die auf Anweisungen oder Vorgaben des Auftraggebers zurückzuführen sind
• Fehlern in Drittanbieter-Software oder -Schnittstellen

§ 7 Haftung

7.1 Haftung bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit

Wir haften unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.

7.2 Haftung bei leichter Fahrlässigkeit

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, maximal jedoch auf die Höhe des jeweiligen Auftragswerts. Es besteht eine Berufshaftpflichtversicherung bei der Markel Insurance SE. Die Höhe der Deckung kann auf Anfrage mitgeteilt werden.

7.3 Ausschluss von Folgeschäden

Die Haftung für indirekte Schäden und Folgeschäden, insbesondere für entgangenen Gewinn, Betriebsunterbrechung und Datenverlust, ist ausgeschlossen, soweit es sich nicht um die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) handelt. Im Fall der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten bei leichter Fahrlässigkeit gelten die Begrenzungen gemäß § 7.2.

7.4 Haftung für Drittanbieter

Für Schäden, die durch die Nichtverfügbarkeit, Fehlfunktion oder Sicherheitslücken von Schnittstellen Dritter (APIs), Drittanbieter-Software oder Cloud-Diensten entstehen, die außerhalb unseres Einflussbereichs liegen, übernehmen wir keine Haftung.

7.5 Datensicherung

Der Auftraggeber ist selbst für regelmäßige Datensicherungen verantwortlich. Wir übernehmen keine Haftung für Datenverluste, die durch fehlende oder unzureichende Backups entstehen.

7.6 KI-Ausgaben und Halluzinationen

Für fehlerhafte, unvollständige oder irreführende Ergebnisse von KI-Systemen (einschließlich sogenannter Halluzinationen) übernehmen wir keine Haftung, sofern nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt. Der Auftraggeber ist verpflichtet, KI-Ausgaben vor ihrer Verwendung eigenverantwortlich zu prüfen und freizugeben.

§ 8 Nutzungsrechte und Urheberrecht

8.1 Einräumung von Nutzungsrechten

Nach vollständiger Bezahlung der Vergütung räumen wir dem Auftraggeber ein einfaches, nicht ausschließliches, unbefristetes Nutzungsrecht an der erstellten Software, den Workflows und anderen Arbeitsergebnissen ein.

8.2 Umfang der Nutzungsrechte

Das Nutzungsrecht umfasst:

• Die Nutzung der Software/Workflows für interne Geschäftszwecke
• Die Vervielfältigung zu Sicherungszwecken
• Die Anpassung an geänderte IT-Umgebungen (soweit technisch möglich)

8.3 Einschränkungen

Nicht gestattet sind ohne unsere ausdrückliche schriftliche Zustimmung:

• Die Weitergabe, Vermietung oder Lizenzierung an Dritte
• Die Dekompilierung oder Reverse Engineering
• Die Veränderung des Quellcodes, soweit nicht durch § 8.5 gestattet
• Die kommerzielle Nutzung außerhalb des eigenen Unternehmens

8.4 Vorlagenrecht des Auftragnehmers

Wir behalten uns das Recht vor, entwickelte Lösungen, Workflows und Code-Komponenten als Grundlage (Template) für ähnliche Projekte mit anderen Kunden zu verwenden, sofern keine kundenspezifischen Daten oder Geschäftsgeheimnisse enthalten sind.

8.5 Quellcode

(1) Der Auftraggeber erhält nach vollständiger Bezahlung das nicht-exklusive, zeitlich unbefristete Recht, die im Rahmen des Auftrags erstellten Workflows und Automatisierungen eigenständig zu nutzen, anzupassen und weiterzuentwickeln.

(2) Wiederverwendbare Templates, generische Code-Komponenten und vom Auftragnehmer vorab entwickelte Bausteine verbleiben beim Auftragnehmer und dürfen von diesem in anderen Projekten weiterverwendet werden.

(3) Ab dem Zeitpunkt, an dem der Auftraggeber oder ein von ihm beauftragter Dritter Änderungen an den übergebenen Workflows vornimmt, erlischt die Gewährleistung des Auftragnehmers für die geänderten Bestandteile. Die Haftung für Schäden, die aus solchen Änderungen resultieren, ist ausgeschlossen.

(4) Eine Weitergabe der Workflows an Dritte außerhalb des Unternehmens des Auftraggebers ist ohne schriftliche Zustimmung des Auftragnehmers nicht gestattet.

§ 9 Geheimhaltung und Datenschutz

9.1 Vertraulichkeit

Beide Vertragsparteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Geschäftsbeziehung bekannt gewordenen Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, technischen Informationen und sonstigen vertraulichen Daten streng vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben. Soweit wir im Auftrag des Auftraggebers personenbezogene Daten verarbeiten, schließen wir vorab einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab.

9.2 Datenschutz (DSGVO)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG). Daten werden grundsätzlich auf DSGVO-konformen Servern in Deutschland gespeichert. Einzelne Auftragsverarbeiter können ihren Sitz außerhalb der EU haben; diese sind in der Datenschutzerklärung gelistet und unterliegen Standarddatenschutzklauseln (SCC) oder dem Data Privacy Framework (DPF).

9.3 Auftragsverarbeitung

Sofern wir im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten des Auftraggebers verarbeiten, wird ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

9.4 Dauer der Geheimhaltung

Die Geheimhaltungsverpflichtung gilt während der Vertragslaufzeit und für 3 Jahre nach Vertragsende.

9.5 Kundendaten in KI-Systemen

Der Auftraggeber stellt sicher, dass er zur Nutzung, Weitergabe und Verarbeitung der von ihm bereitgestellten Daten berechtigt ist. Der Auftraggeber darf keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), Geschäftsgeheimnisse oder sonstige hochsensible Informationen in KI-Systeme eingeben, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart und technisch abgesichert ist. Für Inhalte, die der Auftraggeber in KI-Systeme einspeist, trägt er die Verantwortung.

9.6 Verantwortungsabgrenzung

(1) Der Auftraggeber bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die in seinen Systemen verarbeiteten personenbezogenen Daten.

(2) Der Abschluss erforderlicher Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit von ihm genutzten Drittanbietern (z. B. HubSpot, Salesforce) obliegt dem Auftraggeber.

(3) Der Auftragnehmer schließt AVVs mit den von ihm eingesetzten Infrastruktur-Dienstleistern ab.

(4) Der Auftraggeber trägt die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung in seinen Systemen.

(5) Nach Projektende werden alle dem Auftragnehmer überlassenen Zugangsdaten und personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder auf Wunsch an den Auftraggeber zurückgegeben. Die Löschung wird auf Anfrage schriftlich bestätigt.

§ 10 Besondere Bestimmungen zu KI-Leistungen (AI Act, Data Act)

10.1 Rollen und Verantwortlichkeiten nach AI Act

Für den Betrieb der KI-Lösung im Unternehmen des Auftraggebers ist der Auftraggeber als Betreiber/Anwender verantwortlich. Er bestimmt Zweck und Einsatz der KI-Lösung und stellt die rechtmäßige Nutzung sicher. Wir erbringen Beratungs-, Implementierungs- und Betriebsleistungen im vereinbarten Umfang. Eine Zusicherung der vollständigen Rechtskonformität der Nutzung durch den Auftraggeber ist nicht geschuldet, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart ist.

10.2 Informations- und Mitwirkungspflichten

Der Auftraggeber informiert uns unverzüglich, wenn die KI-Lösung in einem regulierten oder hochrisikorelevanten Umfeld eingesetzt wird oder besondere gesetzliche Anforderungen gelten. Etwaige zusätzliche Pflichten, Dokumentationen oder Konformitätsmaßnahmen sind gesondert zu vereinbaren und zu vergüten.

10.3 Data Act

Der Data Act (Verordnung (EU) 2023/2854) ist in Kraft. Ein Sonderkündigungsrecht des Auftraggebers aufgrund des Data Act besteht nicht. Etwaige gesetzliche Datenzugangs-, Datenportabilitäts- oder Herausgabeansprüche richten sich ausschließlich nach dem Data Act und anderen anwendbaren gesetzlichen Vorschriften. Soweit wir hierzu nicht gesetzlich verpflichtet oder vertraglich beauftragt sind, schulden wir keine darüber hinausgehenden Leistungen.

10.4 Managed KI Service

Bei laufenden Managed-KI-Services (Betrieb/Betreuung) schulden wir die vereinbarten Betriebs- und Supportleistungen, nicht jedoch die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung von KI-Ausgaben. Für Schäden, die daraus entstehen, dass der Auftraggeber KI-Ausgaben ungeprüft übernimmt oder eigene Daten in KI-Systeme eingibt, haften wir nur nach Maßgabe von § 7.

§ 11 Wartung und Support

11.1 Support-Leistungen

Support-Leistungen werden nach Vereinbarung erbracht. Der Umfang (z.B. Reaktionszeiten, Verfügbarkeit, Support-Kanäle) wird im jeweiligen Support-Vertrag festgelegt.

11.2 Wartung

Wartungsarbeiten umfassen:

• Regelmäßige Updates und Patches
• Überwachung der Systemfunktionalität
• Fehlerbehebung im Rahmen des vereinbarten Service Levels
• Anpassungen an geänderte Schnittstellen oder Systeme

11.3 Ausschluss

Von der Wartung ausgeschlossen sind Anpassungen aufgrund von Änderungswünschen des Auftraggebers oder Schäden durch unsachgemäße Nutzung.

§ 12 Schutzrechte Dritter

12.1 Freistellung

Soweit Dritte Ansprüche wegen der Verletzung von Schutzrechten (z.B. Urheberrechte, Patente) durch die von uns erstellten Lösungen geltend machen, stellen wir den Auftraggeber im Rahmen der Haftungsbegrenzungen gemäß § 7 frei und verschaffen ihm das Recht zur weiteren Nutzung oder gestalten die Lösung schutzrechtsfrei. Die Freistellungspflicht ist der Höhe nach auf den jeweiligen Auftragswert begrenzt.

12.2 Voraussetzungen

Die Freistellung setzt voraus, dass:

• Der Auftraggeber uns unverzüglich über die Schutzrechtsverletzung informiert
• Uns die alleinige Verhandlungs- und Verteidigungsbefugnis eingeräumt wird
• Der Auftraggeber uns bei der Abwehr unterstützt

§ 13 Höhere Gewalt

Ereignisse höherer Gewalt (z.B. Naturkatastrophen, Krieg, Pandemien, Streik, behördliche Anordnungen) befreien beide Vertragsparteien für die Dauer der Störung von ihren Leistungspflichten. Bei einer Verzögerung von mehr als 3 Monaten kann jede Partei vom Vertrag zurücktreten.

§ 14 Streitbeilegung

Eine Teilnahme an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle ist nicht vorgesehen, da sich unsere Leistungen ausschließlich an Unternehmer richten. Für Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB gilt der in § 15.5 genannte Gerichtsstand.

§ 15 Schlussbestimmungen

15.1 Schriftform

Änderungen und Ergänzungen dieser AGB und aller darauf basierenden Vereinbarungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Schriftformklausel. E-Mail ist ausreichend.

15.2 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

15.3 Abtretungsverbot

Die Abtretung von Rechten und Pflichten aus diesem Vertrag an Dritte bedarf unserer vorherigen schriftlichen Zustimmung.

15.4 Anwendbares Recht

Auf alle Rechtsbeziehungen zwischen uns und dem Auftraggeber findet ausschließlich deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) Anwendung.

15.5 Gerichtsstand

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist unser Geschäftssitz in Mertingen bzw. das zuständige Gericht am Sitz des Auftragnehmers, sofern der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.